E-mailmarketing voor vakantieverblijven
Adriaan de Jager7 min. leestijdOntdek hoe zelfstandige verhuurders e-mail kunnen gebruiken om een band met hun gasten op te bouwen, het aantal terugkerende gasten te vergroten en minder afhankelijk te worden van boekingsplatforms.
Als je voor het grootste deel van je boekingen afhankelijk bent van marktplaatsen, ken je het gevoel vast wel: een gast heeft een geweldig verblijf, laat een superrecensie achter en verdwijnt dan. Waarschijnlijk gaan ze terug naar het platform waar ze geboekt hebben en zoeken ze daar naar hun volgende vakantie. Misschien vinden ze je accommodatie weer. Misschien ook niet.
E-mailmarketing is een van de meest effectieve manieren om daar verandering in te brengen. In tegenstelling tot het bereik op sociale media of je positie op marktplaatsen, is een e-maillijst een publiek dat helemaal van jou is. Er is geen algoritme dat bepaalt of je bericht wordt gezien, en je hoeft geen commissie te betalen als een gast antwoordt: "We komen graag in juni terug."
In deze gids leggen we uit waarom e-mail zo goed werkt voor vakantieverhuur, welke e-mails je het beste kunt versturen en hoe je dit allemaal kunt opzetten zonder er elke week uren aan te besteden.
Waarom e-mailmarketing zo goed werkt voor vakantieverblijven
Bedrijven die vakantieverblijven verhuren, hebben een paar natuurlijke voordelen als het om e-mail gaat:
Je gasten kennen je al en vinden je leuk. Iemand die al eens bij je heeft overnacht, maakt veel eerder een boeking bij je dan een vreemde die nog nooit van je heeft gehoord.
Reizen is emotioneel. Vakantieherinneringen zijn het perfecte onderwerp voor een vriendelijk, persoonlijk berichtje.
Boekingen zijn seizoensgebonden en voorspelbaar. Je weet wanneer je rustige weken zijn, dus je kunt je campagnes daarop afstemmen.
Het is kosteneffectief. In vergelijking met betaalde advertenties of commissies op marktplaatsen is e-mail goedkoop, en het effect wordt steeds groter naarmate je lijst groeit.
Het grootste voordeel is echter onafhankelijkheid. Elke gast die je rechtstreeks kunt uitnodigen, is een boeking waarvoor geen tussenpersoon nodig is. Dat is de basis van een strategie voor directe boekingen.
Begin met de juiste basis: je eigen gastgegevens
Voordat je ook maar één e-mail kunt versturen, moet je een manier hebben om de gegevens van je gasten te verzamelen en overzichtelijk te houden. Dit is waar veel verhuurders vastlopen, omdat hun gastgegevens verspreid zitten over inboxen van marktplaatsen, spreadsheets en notitieboekjes.
Een paar basisregels:
Verzamel contactgegevens op het moment van boeken. Als gasten rechtstreeks via je website boeken, krijg je hun e-mailadres als onderdeel van de boeking. Bij boekingen via een marktplaats heb je vaak niet dezelfde vrijheid om die gegevens voor marketingdoeleinden te gebruiken.
Vraag om toestemming. In veel regio’s, waaronder de EU onder de AVG, heb je toestemming nodig voordat je marketingmails verstuurt. Een simpel, optioneel selectievakje in je formulier voor boekingen, zoals ‘Ja, houd me op de hoogte van aanbiedingen en nieuws’, is voldoende.
Houd het relevant. Stuur gasten alleen e-mails over zaken die te maken hebben met hun verblijf of jouw accommodaties. Niemand zit te wachten op een wekelijkse nieuwsbrief over onderwerpen waarvoor ze zich nooit hebben aangemeld.
Met Bookingmood kan elke accommodatie een eigen formulier voor boekingen hebben met contactvelden en aangepaste vragen, zodat je precies de informatie kunt vragen die je nodig hebt – inclusief toestemming voor marketingdoeleinden – op het moment dat gasten boeken.
De e-mails die elke vakantieverhuurder zou moeten sturen
Je hebt geen ingewikkeld marketingapparaat nodig. Met een paar goed getimede e-mails heb je het belangrijkste al zo goed als geregeld. Zie ze als een traject dat je gast doorloopt.
Boekingse bevestiging
Zodra een gast een boeking doet, wil hij of zij zekerheid. Bevestig de data, de prijs, wat er bij de prijs is inbegrepen en wat er daarna gebeurt. Het is een functionele e-mail, maar hij zet de toon voor het hele verblijf, dus zorg dat hij vriendelijk en duidelijk is.
Informatie voor je aankomst
Stuur een paar dagen voor aankomst de praktische details door: een routebeschrijving, de inchecktijd, de deurcodes of hoe je de sleutel krijgt, info over wifi en de huisregels. Deze e-mail zorgt ervoor dat er veel minder last-minute vragen komen, en het geeft gasten het gevoel dat er goed voor ze gezorgd wordt. Dit is ook een goed moment om optionele extra’s te vermelden, zoals een welkomstpakket, laat uitchecken of tips over de omgeving.
Inchecken tijdens je verblijf
Optioneel, maar heel effectief. Een kort berichtje als "Gaat het goed? Laat het ons weten als je iets nodig hebt" zorgt ervoor dat kleine probleempjes niet uitgroeien tot slechte beoordelingen.
Bedankt en verzoek om een recensie
Stuur kort na het uitchecken een bedankbriefje en vraag je gasten om een beoordeling achter te laten. De timing is belangrijk: hoe eerder je het vraagt, hoe verser de ervaring nog is. Maak het ze makkelijk door direct een link te plaatsen naar de plek waar ze hun feedback kunnen achterlaten.
De "terugkom"-mail
Dit is waar e-mailmarketing echt zijn vruchten afwerpt. Neem een paar weken of maanden na hun verblijf contact op met een persoonlijke uitnodiging om nog eens terug te komen. Door een klein extraatje bij rechtstreekse boekingen aan te bieden, zoals een kortingscode, gratis laat uitchecken of een welkomstcadeautje, geef je gasten een reden om bij jou te boeken in plaats van op een marktplaats te zoeken.
Seizoensaanbiedingen en last-minute-deals
Heb je een week vrij in oktober? Stuur dan een kort mailtje naar je eerdere gasten met een speciale aanbieding. Omdat ze je accommodatie al kennen, kun je last-minute gaten op deze manier veel makkelijker opvullen.
Een jaarlijkse nieuwsbrief of een ‘save the date’
Deel een of twee keer per jaar wat nieuws: een opknapbeurt, een nieuw pand, nieuwe bezienswaardigheden in de buurt, of wanneer het volgende seizoen open is voor boekingen. Houd het kort, persoonlijk en visueel.
Praktische tips voor betere e-mails over vakantieverblijven
Schrijf als een gastheer of -vrouw, niet als een bedrijf. Je gasten hebben voor een onafhankelijke accommodatie gekozen omdat ze een persoonlijke ervaring willen. Schrijf in je eigen stijl, zet je naam eronder en houd de toon vriendelijk.
Segmenteer waar dat zinvol is. Een gezin dat in juli verbleef en een stel dat in februari op bezoek was, willen waarschijnlijk verschillende dingen. Zelfs een simpele segmentatie, bijvoorbeeld per seizoen, per accommodatie of per aantal gasten, levert al betere resultaten op.
Gebruik mooie foto’s. Vakantieverblijven zijn vooral een visuele aangelegenheid. Een prachtige foto van het terras bij zonsondergang zegt meer dan een hele alinea tekst.
Houd de onderwerpen kort en specifiek. "Een welkomstcadeau van 10% voor je volgende verblijf" klinkt beter dan "Nieuwsbrief oktober."
Eén doel per e-mail. Of het nu gaat om een beoordeling, een nieuwe boeking of een herinnering: zorg dat elk bericht één duidelijke oproep tot actie bevat.
Overdrijf het niet. Een paar goed getimede e-mails per jaar naar voormalige gasten is beter dan een wekelijkse stortvloed. Zorg er altijd voor dat je een makkelijke manier biedt om je uit te schrijven.
Probeer het uit en leer ervan. Probeer verschillende onderwerpen, verzendtijden en aanbiedingen uit, en houd vast aan wat werkt.
Automatiseer het repetitieve deel
De bovenstaande e-mails zijn waardevol, maar het is niet haalbaar om ze stuk voor stuk met de hand te schrijven en te versturen. Als je meer dan een paar boekingen per maand verwerkt, wil je de berichten die bij je boekingskalender horen automatiseren: bevestigingen, informatie voor aankomst en bedankjes.
Dit is precies waar de juiste boekingssoftware je uren tijd bespaart. In Bookingmood kun je je gasten rechtstreeks vanuit een boeking een bericht sturen, via e-mail of sms, en elk bericht wordt opgeslagen op het tabblad ‘Berichten’ van de boeking, zodat jij en je team altijd weten wat er is gezegd. Je kunt ook je eigen sjablonen ontwerpen en daarmee berichten automatiseren, zodat een boeking op het juiste moment het juiste bericht activeert, helemaal in jouw eigen stijl.
Omdat Bookingmood een gratis proefperiode van 14 dagen aanbiedt zonder dat je een creditcard hoeft op te geven, kun je je sjablonen instellen en kijken of het bij je werkwijze past voordat je je vastlegt.
Koppel je e-mailmarketingtools
Voor de communicatie met gasten over een boeking volstaan de sjablonen en automatiseringsfuncties in je boekingssysteem meestal al. Als je ook nieuwsbrieven of campagnes wilt versturen naar een breder publiek, kun je Bookingmood combineren met een speciale e-mailmarketingtool.
Bookingmood is ontworpen om flexibel te zijn: het kan worden geïntegreerd met tools zoals Zapier en biedt een API en webhooks voor aangepaste koppelingen. Dat betekent dat nieuwe boekingen en gastgegevens kunnen worden doorgegeven aan de tools die je al gebruikt, zodat je mailinglijst up-to-date blijft zonder dat je handmatig hoeft te kopiëren en plakken. En als je website draait op een websitebouwer die ook e-mailfuncties biedt, werken de insluitbare widgets van Bookingmood met meer dan 40 gedocumenteerde websitebouwers en platforms, waaronder MailerLite en GetResponse.
Het resultaat: één plek om boekingen en de communicatie met gasten te beheren, en de vrijheid om zelf de e-mailmarketingtool te kiezen die je het beste bevalt.
Directe boekingen en e-mail: een krachtige combinatie
E-mailmarketing en directe boekingen versterken elkaar.
Via directe boekingen bouw je een band op met je gasten en krijg je hun contactgegevens, waar je op kunt voortbouwen.
Met e-mail houd je die band in stand tussen de verblijven door.
Terugkerende gasten boeken rechtstreeks, dus bespaar je op commissie.
Elke terugkerende gast zorgt ervoor dat je bedrijf minder afhankelijk is van de algoritmen van boekingsplatforms.
Je hoeft je advertenties op marktplaatsen niet op te geven om aan de slag te gaan. Veel verhuurders blijven platforms als Airbnb en Booking.com gebruiken om nieuwe gasten te werven, terwijl ze de tweerichtings-iCal-synchronisatie van Bookingmood inzetten om dubbele boekingen te voorkomen en alle agenda’s op elkaar af te stemmen. Marktplaatsen trekken nieuwe gasten aan; jouw e-mails zorgen ervoor dat ze terugkomen.
Een simpel plan van 30 dagen om aan de slag te gaan
Weet je niet goed waar je moet beginnen? Hier is een realistisch startpunt:
Week 1: Voeg een optioneel selectievakje voor marketingtoestemming en de vragen die je nodig hebt toe aan je formulier voor boekingen.
Week 2: Schrijf sjablonen voor je bevestiging van de boeking, bericht vóór aankomst en bedankmail.
Week 3: Stel een ‘welkom terug’-aanbieding op voor terugkerende gasten, zoals een kortingscode voor directe boekingen, en schrijf de e-mail waarin je dit aankondigt.
Week 4: Stuur je eerste bericht naar eerdere gasten, bekijk daarna de resultaten en pas het aan waar nodig.
Kleine, consequente stapjes brengen je verder dan één grote campagne.
Probeer e-mailmarketing eens met Bookingmood
Bij e-mailmarketing gaat het niet om het versturen van meer berichten. Het gaat erom contact te houden met de mensen die je pand nu al geweldig vinden, en hen een makkelijke, leuke manier te bieden om direct terug te komen.
Als je het goed hebt opgezet, gaat het meeste vanzelf: gasten doen hun boekingen via je website, krijgen op het juiste moment de juiste berichten en komen volgend seizoen terug zonder dat er een marktplaats tussen zit.
Lees verder: hoe je terugkerende gasten krijgt en social media voor vakantieverblijven. Bookingmood bewaart de contactgegevens van elke gast bij hun boekingen. Start je gratis proefperiode van 14 dagen.