E-Mail-Marketing für Ferienwohnungen
Erfahren Sie, wie unabhängige Gastgeber E-Mails nutzen können, um Beziehungen zu Gästen aufzubauen, die Zahl der Wiederbuchungen zu steigern und ihre Abhängigkeit von Buchungsplattformen zu verringern.
Wenn Sie bei den meisten Ihrer Buchungen auf Buchungsplattformen angewiesen sind, kennen Sie das Gefühl wahrscheinlich: Ein Gast hat einen wunderbaren Aufenthalt, hinterlässt eine großartige Bewertung und verschwindet dann. Er wird höchstwahrscheinlich zu der Plattform zurückkehren, auf der er gebucht hat, und dort nach seinem nächsten Urlaub suchen. Vielleicht findet er Ihre Unterkunft wieder. Vielleicht auch nicht.
E-Mail-Marketing ist eine der effektivsten Methoden, um das zu ändern. Im Gegensatz zur Reichweite in sozialen Medien oder zu Rankings auf Buchungsplattformen ist eine E-Mail-Liste eine Zielgruppe, die Ihnen gehört. Kein Algorithmus entscheidet darüber, ob Ihre Nachricht gesehen wird, und es fällt keine Provision an, wenn ein Gast antwortet: „Wir würden gerne im Juni wiederkommen.“
In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, warum E-Mail bei Ferienunterkünften so gut funktioniert, welche E-Mails Sie versenden sollten und wie Sie alles einrichten können, ohne jede Woche Stunden damit zu verbringen.
Warum E-Mail-Marketing bei Ferienwohnungen funktioniert
Ferienwohnungsanbieter haben einige natürliche Vorteile, wenn es um E-Mails geht:
Ihre Gäste kennen und schätzen Sie bereits. Jemand, der bereits in Ihrer Unterkunft übernachtet hat, bucht mit weitaus höherer Wahrscheinlichkeit erneut als ein Fremder, der noch nie von Ihnen gehört hat.
Reisen ist eine emotionale Angelegenheit. Urlaubserinnerungen sind das perfekte Thema für eine freundliche, persönliche Nachricht.
Buchungen sind saisonabhängig und vorhersehbar. Sie wissen, wann Ihre ruhigen Wochen sind, sodass Sie Ihre Kampagnen darauf abstimmen können.
Es ist kostengünstig. Im Vergleich zu bezahlten Anzeigen oder Marktplatzprovisionen sind E-Mails kostengünstig, und der Effekt verstärkt sich mit der Zeit, je mehr Ihre Liste wächst.
Der größte Vorteil ist jedoch die Unabhängigkeit. Jeder Gast, den Sie direkt wieder einladen können, ist eine Buchung, für die kein Marktplatz als Vermittler benötigt wird. Das ist die Grundlage einer Direktbuchungsstrategie.
Beginnen Sie mit der richtigen Grundlage: Ihren eigenen Gästedaten
Bevor Sie auch nur eine einzige E-Mail versenden können, benötigen Sie eine Möglichkeit, Gästedaten zu erfassen und übersichtlich zu verwalten. An dieser Stelle kommen viele Gastgeber ins Stocken, da ihre Gästeinformationen über Marktplatz-Posteingänge, Tabellenkalkulationen und Notizbücher verstreut sind.
Ein paar Grundregeln:
Erfassen Sie die Kontaktdaten bereits bei der Buchung. Wenn Gäste direkt auf Ihrer Website buchen, erhalten Sie ihre E-Mail-Adresse als Teil der Buchung. Bei Buchungen über Marktplätze haben Sie oft nicht die gleiche Freiheit, diese Daten für Marketingzwecke zu nutzen.
Bitten Sie um Einwilligung. In vielen Regionen, darunter auch in der EU gemäß DSGVO, benötigen Sie eine Einwilligung, bevor Sie Marketing-E-Mails versenden dürfen. Ein einfaches, optionales Kontrollkästchen in Ihrem Buchungsformular, beispielsweise „Ja, ich möchte über Angebote und Neuigkeiten auf dem Laufenden gehalten werden“, reicht dafür aus.
Halten Sie den Inhalt relevant. Schicken Sie Gästen nur E-Mails zu Themen, die mit ihrem Aufenthalt oder Ihren Unterkünften zu tun haben. Niemand möchte einen wöchentlichen Newsletter zu Themen erhalten, für die er sich nie angemeldet hat.
Mit Bookingmood kann jede Unterkunft über ein eigenes Buchungsformular mit Kontaktfeldern und individuellen Fragen verfügen, sodass Sie genau die Informationen, die Sie benötigen – einschließlich der Einwilligung zum Marketing –, direkt bei der Buchung abfragen können.
Die E-Mails, die jede Ferienunterkunft versenden sollte
Sie brauchen keine komplizierte Marketingmaschine. Eine Handvoll gut getimter E-Mails deckt das Wesentliche ab. Betrachten Sie sie als Teil der Gästeerfahrung.
Buchungsbestätigung
Sobald ein Gast bucht, möchte er eine Bestätigung. Bestätigen Sie die Termine, den Preis, was im Preis inbegriffen ist und wie es weitergeht. Es ist eine sachliche E-Mail, aber sie gibt den Ton für den gesamten Aufenthalt vor – gestalten Sie sie daher freundlich und klar.
Informationen vor der Ankunft
Senden Sie einige Tage vor dem Check-in die praktischen Details: Anfahrtsbeschreibung, Check-in-Zeit, Türcodes oder Schlüsselübergabe, WLAN-Informationen und Hausordnung. Diese E-Mail reduziert Last-Minute-Anfragen erheblich und gibt den Gästen das Gefühl, gut betreut zu sein. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um optionale Extras wie einen Willkommenskorb, einen späten Check-out oder Tipps zur Umgebung zu erwähnen.
Zwischenkontakt während des Aufenthalts
Optional, aber wirkungsvoll. Eine kurze Nachricht wie „Ist alles in Ordnung? Lasst uns wissen, wenn ihr etwas braucht“ verhindert, dass kleine Probleme zu schlechten Bewertungen führen.
Dankeschön und Bitte um Bewertung
Senden Sie kurz nach dem Check-out eine Dankesnachricht und laden Sie die Gäste ein, eine Bewertung abzugeben. Der richtige Zeitpunkt ist entscheidend: Je früher Sie fragen, desto frischer ist die Erinnerung an den Aufenthalt. Machen Sie es den Gästen leicht, indem Sie einen direkten Link einfügen, über den sie ihr Feedback hinterlassen können.
Die „Komm-wieder“-E-Mail
Hier zahlt sich E-Mail-Marketing wirklich aus. Melden Sie sich einige Wochen oder Monate nach dem Aufenthalt mit einer persönlichen Einladung zur Rückkehr. Bieten Sie einen kleinen Direktbuchungsvorteil an, beispielsweise einen Rabattcode, einen kostenlosen späten Check-out oder ein Willkommensgeschenk – das gibt Gästen einen Grund, bei Ihnen zu buchen, anstatt auf einer Buchungsplattform zu suchen.
Saisonale Angebote und Last-Minute-Deals
Haben Sie im Oktober eine Woche mit freien Zimmern? Schicken Sie Ihren ehemaligen Gästen eine kurze E-Mail mit einem Sonderangebot. Da sie Ihre Unterkunft bereits kennen, lassen sich Last-Minute-Lücken auf diese Weise viel leichter füllen.
Ein jährlicher Newsletter oder „Save the Date“
Teilen Sie ein- bis zweimal im Jahr Neuigkeiten mit: eine Renovierung, eine neue Unterkunft, neue lokale Sehenswürdigkeiten oder den Beginn der Buchungsphase für die nächste Saison. Halten Sie den Newsletter kurz, persönlich und anschaulich.
Praktische Tipps für bessere E-Mails zu Ferienunterkünften
Schreibe wie ein Gastgeber, nicht wie ein Unternehmen. Deine Gäste haben sich für eine unabhängige Unterkunft entschieden, weil sie ein persönliches Erlebnis suchen. Verwende deinen eigenen Stil, unterschreibe mit deinem Namen und halte den Ton freundlich.
Segmentiere, wo es sinnvoll ist. Eine Familie, die im Juli zu Gast war, und ein Paar, das im Februar zu Besuch war, haben wahrscheinlich unterschiedliche Wünsche. Selbst eine einfache Segmentierung – nach Saison, Unterkunft oder Gästeanzahl – verbessert die Ergebnisse.
Verwenden Sie tolle Fotos. Ferienunterkünfte sind visuell. Ein schönes Foto der Terrasse bei Sonnenuntergang sagt mehr als ein Absatz Text.
Halten Sie die Betreffzeilen kurz und konkret. „Ein 10-prozentiges Willkommensgeschenk für Ihren nächsten Aufenthalt“ ist besser als „Newsletter Oktober“.
Ein Ziel pro E-Mail. Ob es um eine Bewertung, eine Neubuchung oder eine Erinnerung geht – geben Sie jeder Nachricht einen klaren Aufruf zum Handeln.
Übertreiben Sie es nicht. Ein paar gut getimte E-Mails pro Jahr an ehemalige Gäste sind besser als eine wöchentliche Flut. Bieten Sie immer eine einfache Möglichkeit zum Abmelden an.
Testen und lernen. Probieren Sie verschiedene Betreffzeilen, Versandzeiten und Angebote aus und behalten Sie dann das bei, was funktioniert.
Automatisieren Sie die sich wiederholenden Aufgaben
Die oben genannten E-Mails sind wertvoll, aber sie einzeln von Hand zu verfassen und zu versenden, ist nicht skalierbar. Wenn Sie mehr als nur ein paar Buchungen pro Monat verwalten, sollten Sie die Nachrichten automatisieren, die sich aus Ihrem Buchungskalender ergeben: Bestätigungen, Informationen vor der Ankunft und Dankesnachrichten.
Genau hier spart Ihnen die richtige Buchungssoftware viele Stunden Arbeit. In Bookingmood können Sie Ihren Gästen direkt aus einer Buchung heraus per E-Mail und SMS Nachrichten senden, und jede Nachricht wird auf der Registerkarte „Nachrichten“ der Buchung gespeichert, sodass Sie und Ihr Team immer wissen, was besprochen wurde. Sie können auch eigene Vorlagen entwerfen und den Nachrichtenversand damit automatisieren, sodass eine Buchung zur richtigen Zeit die passende Nachricht in Ihrem eigenen Stil auslöst.
Da Bookingmood eine kostenlose 14-tägige Testphase ohne Angabe einer Kreditkarte anbietet, können Sie Ihre Vorlagen einrichten und prüfen, wie gut sie zu Ihrem Arbeitsablauf passen, bevor Sie sich festlegen.
Verbinden Sie Ihre E-Mail-Marketing-Tools
Für die Gästekommunikation rund um eine Buchung reichen Vorlagen und Automatisierungen innerhalb Ihres Buchungssystems in der Regel völlig aus. Wenn Sie darüber hinaus Newsletter oder Kampagnen für ein breiteres Publikum versenden möchten, können Sie Bookingmood mit einem speziellen E-Mail-Marketing-Tool kombinieren.
Bookingmood ist auf Flexibilität ausgelegt: Es lässt sich in Tools wie Zapier integrieren und bietet eine API sowie Webhooks für benutzerdefinierte Verbindungen. Das bedeutet, dass neue Buchungen und Gästedaten an die Tools weitergeleitet werden können, die Sie bereits nutzen, sodass Ihre Mailingliste ohne manuelles Kopieren und Einfügen auf dem neuesten Stand bleibt. Und falls Ihre Website auf einem Website-Baukasten basiert, der ebenfalls E-Mail-Funktionen bietet, funktionieren die einbettbaren Widgets von Bookingmood mit mehr als 40 dokumentierten Website-Baukästen und Plattformen, darunter MailerLite und GetResponse.
Das Ergebnis: ein zentraler Ort zur Verwaltung von Buchungen und der Gästekommunikation sowie die Freiheit, das E-Mail-Marketing-Tool zu wählen, das Ihnen am besten gefällt.
Direktbuchungen und E-Mail: eine starke Kombination
E-Mail-Marketing und Direktbuchungen verstärken sich gegenseitig.
Direktbuchungen verschaffen dir Gästebeziehungen und Kontaktdaten, auf denen du aufbauen kannst.
E-Mails halten diese Beziehung zwischen den Aufenthalten aufrecht.
Wiederkehrende Gäste buchen direkt, sodass du Provisionen sparst.
Jeder Stammgast macht Ihr Unternehmen weniger abhängig von den Algorithmen der Marktplätze.
Sie müssen Ihre Marktplatz-Einträge nicht aufgeben, um loszulegen. Viele Gastgeber behalten Plattformen wie Airbnb und Booking.com zur Kundengewinnung bei und nutzen gleichzeitig die bidirektionale iCal-Synchronisation von Bookingmood, um Doppelbuchungen zu vermeiden und alle Kalender aufeinander abzustimmen. Marktplätze bringen neue Gäste; Ihre E-Mails bringen sie zurück.
Ein einfacher 30-Tage-Plan für den Einstieg
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Hier ist ein realistischer Ausgangspunkt:
Woche 1: Fügen Sie Ihrem Buchungsformular ein optionales Kontrollkästchen für die Marketing-Einwilligung sowie die erforderlichen Fragen hinzu.
Woche 2: Verfassen Sie Vorlagen für Ihre Buchungsbestätigung, die Nachricht vor der Ankunft und die Dankes-E-Mail.
Woche 3: Erstellen Sie ein „Willkommen zurück“-Angebot für wiederkehrende Gäste, beispielsweise einen Rabattcode für Direktbuchungen, und verfassen Sie die E-Mail, in der Sie dieses ankündigen.
Woche 4: Versende deine erste Nachricht an ehemalige Gäste, werte anschließend die Ergebnisse aus und optimiere das Konzept.
Kleine, konsequente Schritte bringen dich weiter als eine einzige große Kampagne.
Probiere E-Mail-Marketing mit Bookingmood aus
Beim E-Mail-Marketing geht es nicht darum, mehr Nachrichten zu versenden. Es geht darum, mit den Menschen in Kontakt zu bleiben, die Ihre Unterkunft bereits lieben, und ihnen eine einfache, lohnende Möglichkeit zu bieten, direkt wiederzukommen.
Mit der richtigen Einrichtung läuft vieles wie von selbst: Gäste buchen auf Ihrer Website, erhalten die richtigen Nachrichten zum richtigen Zeitpunkt und kehren in der nächsten Saison zurück, ohne dass ein Marktplatz dazwischenkommt.
Sind Sie bereit, ein eigenes Ferienvermietungsgeschäft aufzubauen? Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 14-tägige Testphase von Bookingmood und richten Sie Ihr erstes Buchungsformular, Ihre Vorlagen für Gastnachrichten und Ihre Website für Direktbuchungen ein.