E-mailmarketing voor vakantieverblijven
Ontdek hoe onafhankelijke verhuurders e-mail kunnen gebruiken om een band met hun gasten op te bouwen, het aantal terugkerende gasten te vergroten en hun afhankelijkheid van boekingsplatforms te verminderen.
Als je voor het grootste deel van je reserveringen afhankelijk bent van boekingsplatforms, ken je het gevoel waarschijnlijk wel: een gast heeft een geweldig verblijf, laat een fantastische recensie achter en verdwijnt vervolgens uit beeld. Ze zullen hoogstwaarschijnlijk terugkeren naar het platform waarop ze hebben geboekt en daar op zoek gaan naar hun volgende vakantie. Misschien vinden ze uw accommodatie weer. Misschien ook niet.
E-mailmarketing is een van de meest effectieve manieren om daar verandering in te brengen. In tegenstelling tot het bereik op sociale media of ranglijsten op boekingsplatforms, is een e-maillijst een doelgroep die u zelf in handen hebt. Er is geen algoritme dat bepaalt of je bericht wordt gezien, en er is geen commissie verschuldigd wanneer een gast antwoordt: „We komen graag in juni terug.“
In deze gids bespreken we waarom e-mail zo goed werkt voor vakantieverblijven, welke e-mails je moet versturen en hoe je dit allemaal kunt opzetten zonder er elke week uren aan te besteden.
Waarom e-mailmarketing werkt voor vakantieverhuur
Bedrijven in de vakantieverhuur hebben een aantal natuurlijke voordelen als het om e-mail gaat:
Je gasten kennen je al en vinden je aardig. Iemand die al eens in je accommodatie heeft verbleven, zal veel eerder opnieuw boeken dan een vreemde die nog nooit van je heeft gehoord.
Reizen is emotioneel. Vakantieherinneringen zijn het perfecte onderwerp voor een vriendelijk, persoonlijk bericht.
Boekingen zijn seizoensgebonden en voorspelbaar. Je weet wanneer je rustige weken zijn, dus je kunt je campagnes daarop afstemmen.
Het is kosteneffectief. In vergelijking met betaalde advertenties of commissies voor boekingsplatforms is e-mail goedkoop, en het rendement neemt in de loop van de tijd toe naarmate je lijst groeit.
Het grootste voordeel is echter onafhankelijkheid. Elke gast die je rechtstreeks kunt uitnodigen om terug te komen, is een boeking waarvoor geen boekingsplatform als tussenpersoon nodig is. Dat is de basis van een strategie voor directe boekingen.
Begin met de juiste basis: je eigen gastgegevens
Voordat je ook maar één e-mail kunt versturen, moet je een manier hebben om gastgegevens te verzamelen en overzichtelijk te bewaren. Dit is waar veel verhuurders vastlopen, omdat hun gastinformatie verspreid is over inboxen van marktplaatsen, spreadsheets en notitieboekjes.
Een paar basisregels:
Verzamel contactgegevens op het moment van boeken. Wanneer gasten rechtstreeks via je website boeken, krijg je hun e-mailadres als onderdeel van de boeking. Bij boekingen via marktplaatsen heb je vaak niet dezelfde vrijheid om die gegevens voor marketingdoeleinden te gebruiken.
Vraag om toestemming. In veel regio’s, waaronder de EU onder de AVG, heb je toestemming nodig voordat je marketingmails verstuurt. Een eenvoudig, optioneel selectievakje in je boekingsformulier, zoals „Ja, houd me op de hoogte van aanbiedingen en nieuws“, volstaat.
Houd het relevant. Stuur gasten alleen e-mails over zaken die verband houden met hun verblijf of uw accommodaties. Niemand zit te wachten op een wekelijkse nieuwsbrief over onderwerpen waarvoor ze zich nooit hebben aangemeld.
Met Bookingmood kan elke accommodatie zijn eigen boekingsformulier hebben met contactvelden en aangepaste vragen, zodat u precies de informatie kunt vragen die u nodig hebt, inclusief toestemming voor marketing, op het moment dat gasten boeken.
De e-mails die elke vakantieverhuurder zou moeten versturen
Je hebt geen ingewikkeld marketingapparaat nodig. Een handvol goed getimede e-mails dekt het grootste deel van wat ertoe doet. Beschouw ze als een gasttraject.
Boekingsbevestiging
Zodra een gast boekt, wil hij of zij zekerheid. Bevestig de data, de prijs, wat er is inbegrepen en wat er daarna gebeurt. Het is een functionele e-mail, maar deze zet de toon voor het hele verblijf, dus maak hem vriendelijk en duidelijk.
Informatie vóór aankomst
Stuur een paar dagen voor het inchecken de praktische details: een routebeschrijving, de inchecktijd, deurcodes of sleuteloverdracht, wifi-informatie en huisregels. Deze e-mail zorgt ervoor dat er veel minder last-minute vragen zijn en geeft gasten het gevoel dat er goed voor hen wordt gezorgd. Dit is ook een uitstekend moment om optionele extra’s te vermelden, zoals een welkomstpakket, laat uitchecken of lokale tips.
Tussentijdse check-in
Optioneel, maar zeer effectief. Een kort berichtje als „Gaat alles goed? Laat het ons weten als je iets nodig hebt“ voorkomt dat kleine problemen uitgroeien tot slechte beoordelingen.
Bedankje en verzoek om een beoordeling
Stuur kort na het uitchecken een bedankje en nodig gasten uit om een beoordeling achter te laten. Timing is belangrijk: hoe eerder je het vraagt, hoe verser de ervaring nog is. Maak het gemakkelijk door direct te linken naar de plek waar ze hun feedback kunnen achterlaten.
De „kom nog eens terug“-e-mail
Hier loont e-mailmarketing echt de moeite. Neem een paar weken of maanden na hun verblijf contact op met een persoonlijke uitnodiging om terug te komen. Door een klein extraatje bij rechtstreekse boekingen aan te bieden, zoals een kortingscode, gratis laat uitchecken of een welkomstgeschenk, geef je gasten een reden om bij jou te boeken in plaats van op een marktplaats te zoeken.
Seizoensaanbiedingen en last-minute-deals
Heb je een lege week in oktober? Stuur dan een kort e-mailtje naar je voormalige gasten met een speciale aanbieding. Omdat ze je accommodatie al kennen, zijn last-minute-gaten op deze manier veel gemakkelijker op te vullen.
Een jaarlijkse nieuwsbrief of „save the date“
Deel één of twee keer per jaar nieuws: een renovatie, een nieuwe accommodatie, nieuwe lokale bezienswaardigheden of wanneer het volgende seizoen openstaat voor boekingen. Houd het kort, persoonlijk en visueel.
Praktische tips voor betere e-mails over vakantieverhuur
Schrijf als een verhuurder, niet als een bedrijf. Je gasten hebben voor een onafhankelijke accommodatie gekozen omdat ze een persoonlijke ervaring willen. Gebruik je eigen stijl, onderteken met je naam en houd de toon vriendelijk.
Segmenteer waar dat zinvol is. Een gezin dat in juli verbleef en een stel dat in februari op bezoek was, willen waarschijnlijk verschillende dingen. Zelfs eenvoudige segmentatie, per seizoen, per accommodatie of per aantal gasten, levert betere resultaten op.
Gebruik mooie foto’s. Vakantieverblijven zijn visueel. Een prachtige foto van het terras bij zonsondergang zegt meer dan een alinea tekst.
Houd de onderwerpregels kort en specifiek. „Een welkomstcadeau van 10% voor je volgende verblijf“ is beter dan „Nieuwsbrief oktober“.
Eén doel per e-mail. Of het nu gaat om een beoordeling, een nieuwe boeking of een herinnering: geef elk bericht één duidelijke oproep tot actie.
Overdrijf het niet. Een paar goed getimede e-mails per jaar naar voormalige gasten is beter dan een wekelijkse stortvloed. Zorg altijd voor een eenvoudige manier om zich uit te schrijven.
Test en leer. Probeer verschillende onderwerpen, verzendtijden en aanbiedingen uit, en houd vervolgens vast aan wat werkt.
Automatiseer het repetitieve werk
De bovenstaande e-mails zijn waardevol, maar het is niet schaalbaar om ze stuk voor stuk handmatig te schrijven en te versturen. Als je meer dan een paar boekingen per maand beheert, wil je de berichten die uit je boekingskalender voortvloeien automatiseren: bevestigingen, informatie voorafgaand aan de aankomst en bedankbriefjes.
Dit is het deel waar de juiste boekingssoftware je uren bespaart. In Bookingmood kun je je gasten rechtstreeks vanuit een boeking berichten sturen, via e-mail en via sms, en elk bericht wordt opgeslagen op het tabblad ‘Berichten’ van de boeking, zodat jij en je team altijd weten wat er is gezegd. Je kunt ook je eigen sjablonen ontwerpen en daarmee berichten automatiseren, zodat een boeking op het juiste moment het juiste bericht activeert, in jouw eigen stijl.
Omdat Bookingmood een gratis proefperiode van 14 dagen biedt zonder dat je een creditcard hoeft op te geven, kun je je sjablonen instellen en kijken hoe het in je workflow past voordat je je vastlegt.
Koppel je e-mailmarketingtools
Voor de communicatie met gasten rondom een boeking volstaan sjablonen en automatisering binnen je boekingssysteem meestal. Als je ook nieuwsbrieven of campagnes wilt uitvoeren voor een breder publiek, kun je Bookingmood combineren met een speciale e-mailmarketingtool.
Bookingmood is ontworpen om flexibel te zijn: het kan worden geïntegreerd met tools zoals Zapier en biedt een API en webhooks voor aangepaste koppelingen. Dat betekent dat nieuwe boekingen en gastgegevens kunnen worden doorgegeven aan de tools die je al gebruikt, zodat je mailinglijst up-to-date blijft zonder handmatig kopiëren en plakken. En als je website draait op een websitebouwer die ook e-mailfuncties biedt, werken de insluitbare widgets van Bookingmood met meer dan 40 gedocumenteerde websitebouwers en platforms, waaronder MailerLite en GetResponse.
Het resultaat: één plek om boekingen en gastcommunicatie te beheren, en de vrijheid om de e-mailmarketingtool te kiezen die je het beste bevalt.
Directe boekingen en e-mail: een krachtige combinatie
E-mailmarketing en directe boekingen versterken elkaar.
Directe boekingen leveren je gastrelaties en contactgegevens op waarop je kunt voortbouwen.
E-mail houdt die relatie levend tussen verblijven door.
Terugkerende gasten boeken rechtstreeks, waardoor je commissiekosten bespaart.
Elke terugkerende gast maakt je bedrijf minder afhankelijk van de algoritmen van marktplaatsen.
Je hoeft je advertenties op marktplaatsen niet op te geven om aan de slag te gaan. Veel verhuurders blijven platforms zoals Airbnb en Booking.com gebruiken om nieuwe gasten te werven, terwijl ze de tweerichtings-iCal-synchronisatie van Bookingmood gebruiken om dubbele boekingen te voorkomen en alle agenda’s op elkaar afgestemd te houden. Marktplaatsen brengen nieuwe gasten binnen; jouw e-mails zorgen ervoor dat ze terugkomen.
Een eenvoudig 30-dagenplan om aan de slag te gaan
Weet je niet zeker waar je moet beginnen? Hier is een realistisch startpunt:
Week 1: Voeg een optioneel selectievakje voor marketingtoestemming en de benodigde vragen toe aan je boekingsformulier.
Week 2: Stel sjablonen op voor je boekingsbevestiging, bericht vóór aankomst en bedankmail.
Week 3: Stel een „welkom terug“-aanbieding op voor terugkerende gasten, zoals een kortingscode voor directe boekingen, en schrijf de e-mail waarin je dit aankondigt.
Week 4: Stuur je eerste bericht naar eerdere gasten, evalueer vervolgens de resultaten en pas je aanpak waar nodig aan.
Kleine, consistente stappen brengen je verder dan één grote campagne.
Probeer e-mailmarketing met Bookingmood
Bij e-mailmarketing gaat het niet om het versturen van meer berichten. Het gaat erom contact te houden met de mensen die je accommodatie al geweldig vinden, en hen een gemakkelijke, aantrekkelijke manier te bieden om rechtstreeks terug te komen.
Met de juiste instellingen verloopt het grootste deel automatisch: gasten boeken op je website, ontvangen de juiste berichten op de juiste momenten en komen het volgende seizoen terug zonder tussenkomst van een marktplaats.
Klaar om een vakantieverhuurbedrijf op te bouwen dat helemaal van jou is? Start vandaag nog je gratis proefperiode van 14 dagen bij Bookingmood en stel je eerste boekingsformulier, sjablonen voor gastberichten en website voor directe boekingen in.